La facturation électronique arrive progressivement.
Pour beaucoup d’artisans du BTP, le sujet paraît encore lointain, technique ou réservé aux grosses entreprises.
Pourtant, toutes les entreprises seront concernées à terme, au moins pour recevoir des factures électroniques. Et les petites entreprises devront aussi s’adapter pour l’émission selon le calendrier prévu.
La bonne nouvelle, c’est qu’il n’est pas nécessaire de tout transformer en une semaine.
Le plus important est de commencer par remettre de l’ordre dans son organisation.
Étape 1 : faire le point sur l’existant
Avant de choisir un outil ou une plateforme, il faut regarder comment l’entreprise fonctionne aujourd’hui.
Pose-toi les bonnes questions :
- Comment les devis sont-ils créés ?
- Comment les factures sont-elles émises ?
- Qui les envoie ?
- Comment les règlements sont-ils suivis ?
- Où sont stockés les documents ?
- Comment les factures fournisseurs sont-elles récupérées ?
- Comment les pièces sont-elles transmises au comptable ?
- Existe-t-il encore des modèles Word ou Excel ?
Cette étape est importante.
Parce que la facturation électronique ne va pas corriger une organisation désordonnée. Elle risque même de la rendre plus visible.
Étape 2 : vérifier la qualité des informations clients
La facturation électronique repose sur des informations fiables.
Il faut donc vérifier que les fiches clients sont propres.
Pour les clients professionnels, il faut notamment s’assurer que l’on dispose :
- du nom exact de l’entreprise ;
- du SIREN ou SIRET ;
- de l’adresse à jour ;
- du bon contact administratif ;
- de l’adresse mail utilisée pour les échanges ;
- des conditions de règlement.
Dans le BTP, beaucoup d’entreprises travaillent avec des clients professionnels, des syndics, des collectivités, des donneurs d’ordre, des entreprises principales ou des sous-traitants.
Des fiches clients mal renseignées peuvent créer des blocages.
Étape 3 : sécuriser les modèles de devis et factures
Avant de passer à la facturation électronique, il faut vérifier que les documents commerciaux sont déjà propres.
Un devis ou une facture doit être clair, complet et cohérent.
Il faut contrôler :
- les coordonnées de l’entreprise ;
- les mentions liées à l’assurance ;
- les conditions de paiement ;
- les pénalités de retard ;
- les informations TVA ;
- les délais de validité ;
- les CGV ;
- les mentions spécifiques aux clients particuliers ;
- la cohérence entre devis, acompte, facture et solde.
Ce travail peut paraître basique. Mais il évite beaucoup de problèmes ensuite.
Étape 4 : choisir un outil adapté
Toutes les entreprises n’ont pas besoin du même logiciel.
Une petite entreprise artisanale n’a pas forcément besoin d’un outil complexe. Elle a surtout besoin d’un outil fiable, simple et adapté à son activité.
Le bon outil doit permettre de :
- créer des devis facilement ;
- transformer les devis en factures ;
- suivre les règlements ;
- identifier les impayés ;
- transmettre les informations au comptable ;
- préparer la facturation électronique.
Le choix doit se faire en fonction des usages réels de l’entreprise, pas seulement sur une publicité ou une recommandation générale.
Étape 5 : former les personnes concernées
Un outil ne sert à rien si personne ne l’utilise correctement.
Il faut donc prévoir un minimum de formation interne.
Qui crée les devis ?
Qui valide les factures ?
Qui enregistre les règlements ?
Qui relance les clients ?
Qui échange avec le comptable ?
Ces rôles doivent être clarifiés.
Dans une petite entreprise, tout repose souvent sur une ou deux personnes. D’où l’importance de poser une méthode simple.
Étape 6 : tester avant d’être obligé
Le pire scénario serait de découvrir les difficultés au moment où l’obligation devient effective.
Il vaut mieux tester avant :
- créer quelques devis dans le nouvel outil ;
- générer des factures ;
- vérifier les exports ;
- organiser les relances ;
- transmettre les pièces au comptable ;
- corriger les paramétrages.
Cette période de test permet d’ajuster sans stress.
En résumé
Préparer son entreprise BTP à la facturation électronique, ce n’est pas seulement choisir une plateforme.
C’est d’abord remettre de l’ordre dans les devis, les factures, les fiches clients, les relances, les règlements et la transmission comptable.
Plus l’entreprise anticipe, plus la transition sera simple.
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